Kas mäletad, millal toimus Sinu ettevõtte viimane üritus? Milline oli selle ürituse suurem eesmärk või millist tulemust soovisite üritusega saavutada? Olles aastate jooksul olnud nii kliendi kui ka korraldaja rollis, tean, et maksimaalset kasu silmas pidava lähteülesande püstitamine kipub olema just see, mis liiga tihti tegemata jäetakse. Pahatihti korraldatakse üritus lihtsalt toreduse pärast, kuid ideaalsel juhul teenib üritus ka ettevõtte suuremaid (ärilisi) eesmärke. Hästi korraldatud üritus suurendab pea alati motivatsiooni koostööd teha, kuid ärieesmärkide saavutamiseks on mõistlik panna paika ka strateegiline plaan. Pelgalt atraktiivsest esinejast ei piisa.
Annan Sulle 5 strateegilist küsimust, millele mõelda, enne kui hakkad ükskõik millist ettevõtte üritust planeerima või ürituskorralduse teenust sisse ostma.
1. Miks Sa tahad seda üritust korraldada?
2. Kes sellele üritusele tulevad?
3. Milline on üritusele saabuvate külaliste motivatsioon?
4. Milliseid sõnumeid Sa selle üritusega edastad?
5. Millist infot soovid külalistelt tagasi saada?
Miks Sa tahad seda üritust korraldada?
Esimene ja kõige olulisem küsimus, mis tuleb iseendale esitada: kas soovid lihtsalt meelelahutuslikku üritust või on sellel ka äriline eesmärk? Miks just seda üritust on hetkel oluline korraldada? Kui eesmärk on üksnes meelt lahutada, siis vaata üle ka kõik järgnevad küsimused ning seejärel esita esimene küsimus endale uuesti. Mida paremini on ettevõtte üritused seotud selle üldiste kommunikatsioonisõnumite ja turundusstrateegiaga, seda tugevam mõju Sinu üritusel on. Targalt planeerides saad ühe ja sama eelarvega lahutada nii inimeste meelt kui toetada ka ettevõtte suuremaid eesmärke.
Kes sellele üritusele tulevad?
Vähemalt sama oluline küsimus puudutab külalisi. Kes on need inimesed, keda oma üritusel näha soovid? Kas tegemist on ettevõtte enda töötajatega või on see ainult klientidele mõeldud üritus. Sihtrühmast sõltub ka eesmärk. Ettevõtte töötajatele suunatud ürituse korral on suurema tõenäosusega olulised ettevõttesisesed sõnumid, seevastu klientidele on võimalik tuua sisse rohkem turundusega seotud sõnumeid, mis toetavad ühtlasi ka müüki.
Milline on üritusele saabuvate inimeste motivatsioon?
Kui strateegiline eesmärk on paigas ja sihtgrupp valitud, siis on tähtis aru saada, mis neid inimesi Sinu üritusele toob. Miks nad peaksid just Sinu üritusele tulema? Eriti vajalik on see küsimus eelkommunikatsiooni etapis, sest just siis kujundatakse külalistele atraktiivne teekond põhisündmuseni. Kui Sa veel ei tea, mis inimesi kõnetab, kasuta võimalust seda juba enne üritust küsida. Kui suudad oma eelkommunikatsiooni ehitada üles sellele, mida inimesed soovivad, siis on ka suurem tõenäosus, et inimesed just Sinu üritusele tulevad. Lisaks sellele, et oled suhtluse peokülalistega eesmärgipäraselt üles ehitanud, võid teada saada ka muud olulist, mis toetab Sinu ettevõtte teisi ärilisi otsuseid.
Milliseid sõnumeid Sa selle üritusega edastad?
Kui suur eesmärk on paigas, siis mõtle läbi, millised on põhilisemad sõnumid ja märksõnad, millega külalised peaksid sellelt ürituselt lahkuma. Sõnumid on väga olulised, sest koos meelelahutuse ja vahetu keskkonnaga kinnistuvad need inimeste teadvusesse paremini. Nii nagu lapsed õpivad mängides lihtsamini, toimib see küllaltki sarnaselt ka täiskasvanutega. Mida rohkem on sõnumid seotud meeldivate tegevustega, seda vastuvõetavamad need inimeste jaoks on. Kui sõnumid on hästi läbi mõeldud ning meeldival moel edasi antud, siis on suurem tõenäosus, et just need sõnumid saadavad külalist veel ka pärast üritust.
Vähetähtis pole ka see, kuidas Sa soovid sõnumeid edasi andes inimesi end tundma panna. Igal ettevõttel on oma organisatsioonikultuur, ning kui Sinu tugevad väärtused on kodulehel kirjas, siis ära unusta neid ka oma üritusi korraldades. Näiteks, kui tegemist on ettevõttesisese üritusega ja oled kodulehel esile tõstnud, et hindad pereväärtusi, siis mõtle, kas seda on tunda ka ettevõtte aasta suursündmusel. Mõtle läbi, kas saad oma ettevõtte väärtused enda kasuks tööle panna ja parandada seejuures ka oma üldist kuvandit tööandjana.
Millist infot soovid külalistelt tagasi saada?
Viimane küsimus toob meid tegelikult tagasi esimese küsimuse juurde – miks seda üritust on tarvis korraldada ja millist mõju soovid sellega saavutada –, aga nüüd juba detailsemas võtmes. Kas nende eesmärkide juures oleks abiks ka info, mida külalised Sulle tagasi annavad? Üks kõige sagedamalt kasutatav võimalus on tagasisideküsimustikud, mis saadetakse osalejatele pärast konverentsi või suurüritust, et teostuse kohta tagasisidet saada, kuid tihti jäetakse kasutamata võimalus juba ürituse ajal infot koguda.
Pane kirja kõik küsimused, millele sooviksid külalistelt vastust, ning vaata ürituse plaan uuesti üle. Kas saad kavandada üritusele mõne tegevuse, mis aitaks Sul just nendele küsimustele vastuseid koguda? Kui meeleolu on loodud ja inimesed tunnevad end hästi, siis tuleb ka tagasiside palju vahetum ja ausam. Praegune internetiajastu annab hulgaliselt võimalusi info mänguliseks kogumiseks. Ürituse käigus kogutud teave võib olla väga oluline nii personalipoliitika kujundamisel kui ka tootearenduse või müügi tegemisel – ära jäta neid võimalusi kasutamata.
Kui strateegilised küsimused on läbi mõeldud, siis saab edasi minna juba detailsemate küsimuste juurde, mis puudutavad üritust ennast, ning kujundada ettevõttest meelepärase kuvandi, lähtudes just nendest olulistest vastustest.
Kui Sul tekib lisaküsimusi või vajad oma ürituse korraldamisel abi, siis anna mulle sellest julgelt märku.
Kristi Iro
Creativity OÜ
